Demande de prêt

Les demandes de prêt sont à adresser au Directeur du musée départemental Matisse, Monsieur Patrice Deparpe, qui transmet la demande au service de la régie des œuvres pour étude. Les demandes sont faites suffisamment à l’avance, 6 mois minimum, afin de respecter toutes les étapes du dossier.

Toute demande de prolongation est soumise par écrit un mois avant la fin prévue de l’exposition.

Organismes concernés

Les prêts sont accordés aux institutions muséales et culturelles garantissant des conditions de présentation et de sécurité conformes aux normes et aux exigences en terme de conservation préventive.

Modalités de prêt

Avant de formuler leur demande, les éventuels emprunteurs peuvent s’adresser au musée s’ils ont besoin de faire des recherches sur la collection, différents services sont à leur disposition :

• La régie des œuvres : +33 (0)3 59 73 38 14, lili.perre@lenord.fr et la base de données des collections
• Le Centre de documentation : sur rendez-vous, +33 (0)3 59 73 38 14, annesophie.bermonville@lenord.fr
• La Photothèque : +33 (0)3 59 73 38 12, sandrine.baivier@lenord.fr, à qui il faut adresser les demandes de visuels et de reproduction en cas d’acceptation du prêt

Suite à ces éventuelles consultations, la demande de prêt peut être adressée au musée, en précisant la ou les œuvres sollicitées et en joignant le descriptif de l’exposition (titre, dates, synopsis…) et un Facility Report du lieu d’exposition.

Le musée départemental Matisse se réserve le droit d’accorder, de limiter ou de refuser la demande de prêt en fonction des éléments suivants : l’état des œuvres, la durée du prêt et les conditions d’exposition, l’importance des œuvres pour la cohérence de notre parcours permanent et la cohérence scientifique du projet d’exposition par rapport aux œuvres demandées.

Si cela s’avère nécessaire, le musée départemental Matisse demandera l’intervention d’un restaurateur avant le départ des œuvres pour des opérations de conservation préventive (pose d’un dos ou d’un verre de protection par exemple) ou de restauration, qui seront aux frais de l’emprunteur.

Après acceptation des conditions de prêt et validation de la liste définitive, la régie des œuvres établit un contrat de prêt signé par les deux parties.

Un constat d’état des œuvres sera établi avant leur départ. Ce document devra suivre les œuvres et être signé à chaque départ/arrivée des œuvres dans les institutions et le moindre changement constaté devra être annoté.

Assurance

L’emprunteur s’engage à prendre une assurance dans les termes suivants : en valeur agréée contre tous risques, de clou à clou, avec clause de renonciation à recours contre les transporteurs et les organisateurs, et clause de dépréciation.

Le certificat d’assurance ainsi qu’une copie de la police seront transmis au moins 2 semaines avant le départ de l’œuvre.

Conditions d’exposition

L’emprunteur garantit pendant la période de prêt les conditions nécessaires à la conservation et à la sécurité de chaque œuvre :

• Température 21° (+ou- 2°) et humidité relative 50% (+ou- 5%)
• 50 lux pour les œuvres d’art graphique (et filtres anti-UV)
• Utilisation de systèmes d’accrochage sécurisés / vitrines sécurisées …
• Salles surveillées 24h/24 et équipées d’un système de détection incendie et d’intrusion.

En cas de dommage, l’emprunteur doit immédiatement prévenir le musée Matisse qui se réserve le droit de venir constater le dommage sur place, aux frais de l’emprunteur. Le choix de l’intervention et du restaurateur se fera en accord avec le musée Matisse.

Transport, convoiement

L’emprunteur doit faire appel à une société spécialisée dans le transport et l’emballage des œuvres d’art. Le choix de la société doit être approuvé par le musée départemental Matisse. Exceptionnellement, le transport peut s’effectuer avec des ressources propres à l’emprunteur. Dans ce cas, le camion devra présenter des caractéristiques permettant d’assurer le transport des œuvres en toute sécurité ; deux chauffeurs devront obligatoirement être à bord et le véhicule ne devra jamais être laissé sans surveillance.

Pour les œuvres prêtées à l’étranger, le Ministère de la Culture doit délivrer une autorisation de sortie de territoire. L’emprunteur devra communiquer au moins un mois à l’avance le nom et les coordonnées de la société de transport retenue, ainsi que celles de son correspondant en France de manière à ce que l’autorisation puisse être délivrée dans les meilleurs délais. Au-delà de ce délai le musée Matisse se réserve le droit d’annuler le prêt et cela afin d’éviter tout problème de douane.

Le musée départemental Matisse se réserve le droit de demander à convoyer les prêts. Les frais de déplacement et de séjour seront pris en charge par l’emprunteur, tout comme les per diem.